A automação de processos tem sido uma promessa de transformação para muitas empresas. No entanto, apesar das promessas de sucesso, a realidade prática é que, em muitos casos, as expectativas não são atendidas.
Nos últimos anos, é inegável que a automação de processos tem visto avanços significativos, com o advento da Inteligência Artificial (IA) e do machine learning a aumentar exponencialmente a capacidade de automatizar tarefas complexas e repetitivas. Aplicar automação é cada vez mais uma perspetiva tentadora, seja para alcançar uma melhoria da eficiência operacional ou para uma simples redução de custos, ferramentas que, no final do dia, podem abrir as portas à alocação dos colaboradores a tarefas mais estratégicas e menos mecânicas. Além disso, a automação pode fornecer insights valiosos sobre os processos de negócios, permitindo melhorias contínuas. Todos estes fatores podem determinar uma vantagem competitiva.
No entanto, a realidade prática é que, apesar dessas promessas, muitos projetos de automação não conseguem cumprir as expectativas. A automação de processos pode ser complexa e quando um processo não é bem compreendido ou inerentemente ineficiente, dificilmente serão atingidos resultados satisfatórios.
É também necessário ter em conta que a automação não é uma solução única para todos. Cada organização tem as suas próprias necessidades e o que funciona para uma empresa pode não funcionar para outra.
Um fator a considerar antecipadamente, será o custo de implementação. Para além dos custos diretos, é necessário analisar se os ganhos de produtividade são superiores ao custo oculto da perda de flexibilidade no processo. A flexibilidade é um contributo essencial para qualquer empresa, e as máquinas não são propriamente reconhecidas pela flexibilidade. Por exemplo, a capacidade de adaptação, e até a arte do improviso, são atributos úteis numa série de situações quotidianas, um conjunto de características que, por enquanto, são exclusivamente humanas.
Outro fator é a segurança. O aumento da digitalização significa sempre um aumento de dados disponíveis online, por vezes de extrema sensibilidade, consequentemente, a automatização pode significar uma maior vulnerabilidade dos dados da empresa. É crucial que uma aposta na automatização seja acompanhada por uma aposta na cibersegurança e no reforço dos processos internos de proteção de dados. Sem supervisão humana, as auditorias de segurança devem ser redobradas, e os acessos às ferramentas de IA devem ser criteriosamente selecionados para garantir que nenhum dado é comprometido.
Por último, e não menos importante, a resistência à mudança pode ser um obstáculo significativo. Se o utilizador final não estiver recetivo, as probabilidades de uma automação bem-sucedida serão praticamente nulas. Um mindset, transversal a toda a organização, que promova a geração proativa de ideias e contributos, complementado pelo upskilling dos colaboradores, é o melhor antídoto.
Em suma, vão sempre existir variados obstáculos, mas todos podem ser mitigados, ou mesmo anulados, para uma empresa concretizar o seu potencial da automação. É essencial que as empresas tenham uma compreensão clara dos seus processos e uma estratégia bem pensada para superar os desafios potenciais. Só assim a promessa da automação de processos pode tornar-se uma realidade.